Cách lập mã hàng hóa SKU

Quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức đối với nhà sản xuất và nhà bán lẻ. Nếu muốn phát triển doanh nghiệp, cách tổ chức kho bãi và theo dõi hàng tồn kho một cách chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều. Việc tạo hệ thống mã số SKU, hay còn gọi là đơn vị lưu kho, là bước đầu tiên để kiểm soát dòng hàng tồn kho. Hệ thống này xác định từng sản phẩm riêng biệt và số lượng của một mặt hàng cụ thể, giúp bạn biết khi nào cần bổ sung hàng tồn kho một cách chính xác.

Trong bài viết này, SINO sẽ đề cập đến những kiến ​​thức thiết yếu nhất về SKU, cách lập mã hàng hóa SKU.

Mã số SKU là gì?

Đơn vị lưu kho (SKU) là một tập hợp các chữ cái và số dùng để phân biệt một loại sản phẩm với các loại khác trong kho của bạn. Đây là một quy ước đặt tên dễ dàng cho bất kỳ mặt hàng nào.

Một SKU thường bao gồm các thuộc tính viết tắt quan trọng nhất, chẳng hạn như màu sắc, vật liệu, nhà cung cấp, mẫu mã, bao bì, v.v. Với một hệ thống SKU tốt, nhân viên có thể hiểu được các ký tự và biết chính xác đó là sản phẩm gì.

Số SKU được sử dụng để quản lý hàng tồn kho nội bộ. Không có quy tắc chung nào, vì vậy những người bán khác nhau sẽ có các SKU khác nhau cho cùng một sản phẩm tùy thuộc vào thuộc tính nào quan trọng đối với họ và cách họ muốn phát triển hệ thống đặt tên.

Tại sao SKU lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

SKU là cách hiệu quả nhất để chia sẻ thông tin sản phẩm, giúp mọi người cùng thống nhất và đảm bảo đơn hàng được gửi đi chính xác. Một hệ thống SKU được xác định rõ ràng sẽ đơn giản hóa mọi hoạt động quản lý hàng tồn kho như theo dõi và kiểm đếm hàng hóa, hợp lý hóa quy trình thanh toán và cải thiện lợi nhuận bằng cách loại bỏ lỗi của con người, đồng thời cung cấp cho bạn dữ liệu giá trị để đưa ra quyết định mua hàng.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật của SKU đối với doanh nghiệp của bạn:

• Tăng độ chính xác và tốc độ trong quy trình kho.
• Mã số SKU phân chia sản phẩm của bạn thành các danh mục, giúp bạn có thể thiết lập và sắp xếp kho hàng tốt hơn. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và theo dõi chính xác sản phẩm trong kho dựa trên chủng loại, bộ sưu tập hoặc nhà cung cấp. Do đó, nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian theo dõi các mặt hàng với nhiều bước nhỏ.

Ngoài ra, một hệ thống mã số SKU được tổ chức tốt có thể ngăn ngừa thất thoát doanh số trong nhiều trường hợp bằng cách cho phép bạn:

• Theo dõi và lấy dữ liệu về hàng tồn kho cho các đơn hàng trong tương lai.
• Theo dõi tình trạng giao hàng của nhà cung cấp để tránh tình trạng thiếu hàng.
• Nhận báo cáo bán hàng và tìm ra mặt hàng nào bán chạy nhất để tập trung vào.
• Nâng cao trải nghiệm thanh toán của khách hàng.

Do đó, bạn nên tìm cách làm hài lòng khách hàng và giữ chân họ. Bằng cách thiết lập mã SKU được cấu trúc tốt, bạn có thể sắp xếp khu vực bán hàng tốt hơn, giúp khách hàng dễ dàng điều hướng và tìm đúng sản phẩm trong cả cửa hàng trực tuyến và ngoại tuyến. Ngoài ra, hệ thống mã SKU mang đến trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng bằng cách giúp quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và không có lỗi.

Bạn có thể đầu tư vào hệ thống POS Magento cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng bằng SKU, với các cập nhật theo thời gian thực và tất cả dữ liệu tại một nơi. Ví dụ: khi khách hàng thanh toán, bạn sẽ biết ngay sản phẩm nào đã được bán và mức tồn kho của bạn sẽ được tự động cập nhật. Hơn nữa, nếu khách hàng không tìm thấy sản phẩm, bạn có thể tìm kiếm SKU của sản phẩm đó trong hệ thống POS để kiểm tra tình trạng hàng tồn kho. Nếu sản phẩm còn hàng, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm và chốt đơn hàng.

SKU và UPC: Sự khác biệt là gì?

UPC là viết tắt của mã sản phẩm phổ quát, là một dãy số 12 chữ số được chuẩn hóa để nhận dạng sản phẩm. Mỗi sản phẩm được sản xuất đều có một mã UPC, do Tổ chức Tiêu chuẩn Toàn cầu cấp cho nhà sản xuất sản phẩm đó. Tất cả các nhà bán buôn và bán lẻ mua sản phẩm đó phải tuân thủ mã UPC tương ứng.

Mặc dù cả SKU và UPC đều cung cấp thông tin khi quét, nhưng UPC chỉ bao gồm các con số và không thể được con người diễn giải. Do đó, các nhà bán lẻ thường thiết lập các mã SKU tùy chỉnh của họ để thuận tiện cho việc theo dõi nội bộ.

Dưới đây là những khác biệt chính giữa mã SKU và UPC:

Làm thế nào để tạo số SKU?

Việc tạo mã SKU giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho và thúc đẩy doanh số bằng cách tận dụng trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là cách tạo mã SKU cho công ty của bạn:

Bước 1: Bắt đầu với mã định danh cấp cao nhất

Phần đầu của mỗi SKU nên đại diện cho một mã định danh cấp cao nhất, dài khoảng 2-3 ký tự. Đây là phân loại chung nhất mà một sản phẩm thuộc về. Mã định danh cấp cao nhất có thể là một phòng ban, danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp. Dựa trên mã định danh này, bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng của mình chỉ bằng một cái nhìn thoáng qua.

Bước 2: Gán mã định danh duy nhất vào các số ở giữa

Tiếp theo, hãy lấy phần giữa của SKU để thêm các đặc điểm riêng biệt, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, danh mục phụ cho mặt hàng của bạn. Hãy suy nghĩ về những thuộc tính sản phẩm nào quan trọng đối với bạn và có ý nghĩa khi sắp xếp sản phẩm.

Bước 3: Hoàn thành SKU bằng một số thứ tự

Sử dụng một số thứ tự để hoàn thành SKU của bạn, chẳng hạn như 001, 002, 003. Mã này phân biệt các mặt hàng cũ hơn so với các mặt hàng mới hơn trong kho của bạn và giúp việc kiểm kê hàng tồn kho trở nên dễ dàng. Do đó, dù bạn cần sắp xếp bao nhiêu sản phẩm, SKU sẽ cho bạn biết mặt hàng nào đã tồn kho lâu hơn và nên được ưu tiên khuyến mãi.

Bước 4: Nhập SKU vào POS hoặc hệ thống quản lý kho

Hãy tưởng tượng bạn đang phát triển và có hàng ngàn sản phẩm, việc quản lý SKU theo cách thủ công sẽ không hiệu quả. Thay vào đó, POS hoặc hệ thống quản lý kho sẽ cho phép bạn tạo và nhập tất cả dữ liệu sản phẩm bạn muốn theo dõi vào một cơ sở dữ liệu tập trung. Dữ liệu có thể bao gồm tên sản phẩm, danh mục, mô tả sản phẩm, giá, mã SKU và bất kỳ biến thể nào như kích cỡ, màu sắc, nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể thêm SKU vào từng trang sản phẩm, nhờ đó bạn sẽ biết sản phẩm nào đang tạo ra doanh số cao nhất và số lượng mặt hàng còn lại trong kho.

Bước 5: Tạo mã vạch SKU

Sau khi thêm mã SKU vào hệ thống kho, hệ thống sẽ tự động tạo mã vạch cho từng mặt hàng. Mã vạch là phiên bản có thể quét được của SKU và nên được dán vào nhãn của mỗi sản phẩm. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn quét mã vạch để thanh toán, hệ thống sẽ cập nhật mặt hàng vừa được bán, giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng hơn.

Dưới đây là ví dụ về mã SKU để bạn tham khảo

Một cửa hàng thời trang bán áo sơ mi, áo khoác và quần tây. Họ xác định các biến thể quan trọng nhất cần đưa vào SKU là mùa, loại sản phẩm, mẫu mã, màu sắc và kích cỡ. Họ thiết lập chữ viết tắt cho từng tiêu chí như sau, với dấu gạch ngang để phân tách từng biến thể.

Do đó, định dạng SKU cho sản phẩm của bạn có thể như sau:

• Mùa hè 2021, áo sơ mi, mẫu 02, đỏ, cỡ nhỏ = SM21-SH-M02-RD-S-001
• Mùa đông 2021, áo khoác, mẫu 03, đen, cỡ lớn = WT21-JK-M03-BK-L-012
• Mùa thu 2021, quần dài, mẫu 01, xanh dương, cỡ vừa = FL21-TS-M01-BL-M-020

Đây là một ví dụ về hệ thống mã số SKU chữ và số với các biến thể khác nhau. Với hệ thống này, nhân viên có thể dễ dàng xác định mã số SKU của bất kỳ sản phẩm nào, và do đó bạn có thể vận hành cửa hàng hiệu quả hơn.

Mẹo tạo hệ thống mã số SKU

Hãy ghi nhớ những phương pháp hay nhất sau đây để tạo một hệ thống mã số SKU có cấu trúc tốt:

• Đơn giản hóa: Mặc dù bạn có thể chi tiết tùy thích, nhưng tốt nhất nên chọn một vài đặc điểm quan trọng nhất mà bạn muốn đưa vào SKU. Tránh sử dụng các SKU quá dài vì sẽ khó nhớ và khó diễn giải. Mã riêng cho mỗi đặc điểm nên ngắn gọn và phản ánh được đặc điểm đó.
• Bắt đầu với biến thể quan trọng nhất: Sau khi bạn đã chọn được các đặc điểm được ưu tiên, hãy quyết định xem đặc điểm nào quan trọng nhất để đặt ở đầu mã SKU của bạn. Một gợi ý là bắt đầu từ mã định danh chung nhất và đi xuống dưới cùng, giống như ví dụ ở trên, bắt đầu từ mùa.
• Tránh bắt đầu SKU bằng số 0: Điều này là do máy tính hiểu số 0 ở đầu là không có gì. Do đó, nó sẽ đọc SKU “01234XYZ” thành “1234XYZ”. Để tránh lỗi này, đừng bắt đầu SKU của bạn bằng số 0. Thay vào đó, hãy chọn một đặc điểm nổi bật mà bạn có thể diễn giải theo bảng chữ cái.
• Cố gắng tránh các chữ cái có thể bị nhầm lẫn với số: Nếu có thể, hãy hạn chế sử dụng các chữ cái trông giống số để tránh nhầm lẫn. Ví dụ, chữ “O” có thể bị nhầm lẫn với số 0, và chữ “I” có thể trông giống số 1.
• Đừng lấy chính xác mã số nhà sản xuất cho SKU của bạn: Mỗi nhà sản xuất có cách xây dựng mã sản phẩm riêng biệt. Nếu bạn mua hàng tồn kho từ nhiều nhà sản xuất, việc theo dõi các hệ thống SKU khác nhau sẽ rất khó khăn. Vì vậy, bạn nên phát triển hệ thống SKU của riêng mình để quản lý dễ dàng hơn, vì mã SKU tùy chỉnh có thể phản ánh tốt hơn các đặc điểm bạn muốn theo dõi và đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Kết luận

Mã số SKU cho phép bạn dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm, theo dõi và nhận dạng sản phẩm. Lợi ích của SKU là rất lớn, giúp bạn quản lý cửa hàng, sắp xếp kho bãi và phục vụ khách hàng tốt hơn, từ đó cải thiện doanh thu và lợi nhuận. Do đó, bạn nên tạo hệ thống mã số SKU tùy chỉnh của riêng mình càng sớm càng tốt, được thiết kế riêng cho nhu cầu của bạn. SINO là đơn vị tiên phong trong giải pháp quản lý kho ứng dụng mã vạch và RFID, nếu cần liên hệ tư vấn về giải pháp quản lý kho vui lòng liên hệ hotline SINO để được biết thêm chi tiết Hotline 028 3848 0585. Ext: 121.

>>> Tìm hiểu thêm:

Thiết kế nhà kho thông minh là gì?

Thiết kế và in tem nhãn cảnh báo decal