Blog
Công thức tính điểm đặt hàng lại – Chiến lược quản lý hàng tồn kho
Th10
Các chủ doanh nghiệp thành công đều biết rằng quản lý hàng tồn kho có thể quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm lãng phí nguồn vốn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh khác. Và lượng hàng tồn kho thấp có thể khiến khách hàng tiềm năng chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, điều này có thể trở nên khó khăn.
Đây là phương trình vàng giúp các nhà bán lẻ thương mại điện tử định hướng khi quyết định thời điểm hoàn hảo để đặt hàng mới. Nhưng giống như hầu hết các giải pháp “vàng”, nó cũng có những điều kiện. Doanh nghiệp của bạn càng phát triển, bạn càng có nhiều biến thể cho mỗi sản phẩm.
Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết những biến thể đó, giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng công thức điểm đặt hàng lại cho doanh nghiệp của mình và giúp bạn giải quyết một số vấn đề thường gặp mà các doanh nghiệp thương mại điện tử gặp phải khi sử dụng công thức này.
Công thức tính điểm đặt hàng lại là gì?
Bạn sẽ không thể tính toán điểm đặt hàng lại nếu không hiểu rõ công thức tính điểm đặt hàng lại là gì và nó có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn.
Nói một cách đơn giản: công thức tính điểm đặt hàng lại giúp bạn chọn đúng thời điểm để đặt hàng sản phẩm mới. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình mở rộng quy mô, đây là một công cụ cần thiết.
Công thức tính điểm đặt hàng lại là: Doanh số trung bình mỗi ngày x Thời gian chờ + Hàng tồn kho an toàn
Ba chỉ số xác định điểm đặt hàng lại của bạn:
Doanh số trung bình mỗi ngày: Lượng sản phẩm trung bình được bán ra mỗi ngày.
Thời gian chờ – hay Thời gian chờ trung bình: Khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được sản phẩm.
Hàng tồn kho an toàn: Lượng hàng dự trữ bạn giữ lại trong trường hợp bị mua lại.
Để kết hợp những yếu tố này lại với nhau, bạn cần tính toán lượng sản phẩm bán được trung bình mỗi ngày (doanh số trung bình hàng ngày) và nhân con số đó với thời gian chờ – kết quả này đôi khi còn được gọi là nhu cầu thời gian chờ.
Nếu doanh nghiệp của bạn không sử dụng hàng tồn kho an toàn hoặc có biến động doanh số hàng ngày cao, đừng lo lắng. Bạn hoàn toàn có thể thay thế doanh số trung bình hàng ngày bằng một chỉ số gọi là mức sử dụng tối đa hàng ngày.
Có vẻ như cần phải xem xét rất nhiều chỉ số và phép tính cùng một lúc, nhưng chúng tôi sẽ phân tích chi tiết trong các phần tiếp theo. Trước tiên, hãy cùng xem xét tầm quan trọng của công thức này và cách bạn có thể áp dụng nó vào doanh nghiệp của mình.
Tại sao công thức điểm đặt hàng lại quan trọng?
Các doanh nghiệp nhỏ thường né tránh việc sử dụng công thức này và không có kế hoạch đặt hàng sản phẩm rõ ràng. Tuy nhiên, nếu muốn mở rộng quy mô, bạn sẽ thấy quá trình này khó khăn nếu không xác định được thời điểm đặt hàng phù hợp.
Việc quản lý hàng tồn kho kém có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề tốn kém vì việc lưu trữ lượng hàng tồn kho dư thừa sẽ làm giảm lợi nhuận của bạn. Nó cũng khiến tiền mặt của bạn bị kẹt trong hàng tồn kho chưa bán được, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có ít thanh khoản hơn. Và nếu bạn đang kinh doanh các mặt hàng mất giá – thực phẩm hoặc các mặt hàng đang thịnh hành – chúng sẽ bắt đầu mất giá.
Cuối cùng, nếu bạn không có điểm đặt hàng phù hợp cho doanh nghiệp của mình, điều đó sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
Cách bạn có thể sử dụng điểm đặt hàng trong doanh nghiệp của mình
Một vài cách mà điểm đặt hàng có thể giúp doanh nghiệp của bạn
Trước khi chuyển sang phần tính toán, dưới đây là một vài cách mà điểm đặt hàng có thể giúp doanh nghiệp của bạn thành công.
Không bao giờ hết hàng – Đăng bài viết “hết hàng” là cách dễ nhất để khách hàng rời bỏ doanh nghiệp của bạn, dẫn đến mất doanh số. Nhưng với điểm đặt hàng chắc chắn, bạn gần như có thể đảm bảo điều này sẽ không bao giờ xảy ra.
Ngừng trả phí quá mức để đẩy nhanh đơn hàng bổ sung – Chủ doanh nghiệp thường đưa ra quyết định sai lầm khi hết hàng. Nhưng đặt hàng hoảng loạn chưa bao giờ là điều tốt. Điểm đặt hàng lại sẽ loại bỏ vấn đề này và bạn sẽ không bao giờ phải trả phí “đặt hàng gấp” nữa.
Tăng biên lợi nhuận – Quản lý hàng tồn kho kém ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ hậu cần, ngân sách đến tổ chức. Với tính toán điểm đặt hàng lại phù hợp, bạn sẽ tránh được những cạm bẫy có thể khiến bạn phải vay nợ hoặc sử dụng đến dự trữ.
Độ chính xác của dự báo – Nếu không có công thức tồn kho, bạn sẽ như đang lạc vào một màn sương mù dày đặc. Việc đặt hàng lại đòi hỏi dữ liệu. Nếu không, đó chỉ là bản năng dẫn đến rủi ro không cần thiết.
Làm thế nào để tính điểm đặt hàng lại?
Sau khi đã hiểu rõ định nghĩa và tầm quan trọng, đã đến lúc xem xét từng bước cách xác định điểm đặt hàng lại chính xác.
Một lần nữa, công thức tính điểm đặt hàng lại là:
Điểm đặt hàng lại (ROP) = Doanh số trung bình mỗi ngày x Thời gian chờ + Hàng tồn kho an toàn.
Tuy nhiên, cần phải biết cách tính ba biến số này. Và để làm được điều đó, bạn cần có dữ liệu bán hàng chính xác và đáng tin cậy.
Trước khi đưa dữ liệu vào công thức điểm đặt hàng lại, điều kiện tiên quyết quan trọng là các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp để thu được các điểm dữ liệu chính xác. Điều này bao gồm – ít nhất là:
- Chi phí phân phối
- Thời gian phân phối (trung bình)
- Doanh số trung bình hàng tháng
Nhu cầu khách hàng
Và bạn có thể cần nhiều dữ liệu hơn nữa. Không còn nghi ngờ gì nữa, cách tốt nhất để theo dõi hàng tồn kho chính xác là thông qua một hệ thống tự động sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Đây là một trong những khoản đầu tư tốt nhất mà bạn từng thực hiện cho công ty của mình.
Tính toán doanh số trung bình hàng ngày
Việc xác định doanh số trung bình mỗi ngày không khó miễn là dữ liệu của bạn chính xác. Nhưng đối với cả doanh số trung bình hàng ngày và thời gian chờ, chúng ta cần một khoảng thời gian cho cả hai phép đo. Càng tính ngược về quá khứ, tính toán của bạn càng chính xác. Tuy nhiên, ba đến sáu tháng là đủ, và đó là khoảng thời gian chúng ta sẽ sử dụng cho các ví dụ ở đây.
Để tính doanh số trung bình mỗi ngày, hãy chia số đơn hàng được hoàn thành cho số ngày trong khung thời gian của bạn.
Ví dụ: nếu bạn điều hành một trang web thương mại điện tử bán thiệp chúc mừng, bạn sẽ chọn một thiệp cụ thể và xem dữ liệu bán hàng trong ba tháng. Nếu bạn đã bán được 250 thiệp chúc mừng trong ba tháng qua, phép tính sẽ là:
250 / 91 ngày = 2,75.
Doanh số thiệp sinh nhật trung bình mỗi ngày của bạn trong ba tháng trước đó là 2,75.
Tính thời gian chờ
Thời gian chờ là khoảng thời gian từ khi bạn đặt hàng sản phẩm từ nhà sản xuất đến khi sản phẩm được giao. Việc xác định thời gian chờ và lập kế hoạch thời gian chờ mua hàng rất quan trọng, đặc biệt là đối với các nhà sản xuất.
Điều này có vẻ đơn giản – đặc biệt là với ví dụ về thiệp sinh nhật của chúng ta – nhưng chủ doanh nghiệp thường quên mất các yếu tố trong quy trình thực hiện, chẳng hạn như chậm trễ xử lý và phê duyệt. Và nếu nhà sản xuất của bạn chỉ nhận đơn hàng vào một ngày cụ thể, điều này cũng phải được tính vào số lượng cuối cùng.
Tính toán thời gian giao hàng bị chậm trễ
Trở lại ví dụ của chúng ta, giả sử một đơn hàng thiệp sinh nhật mất một tuần để đến nơi. Tuy nhiên, đơn hàng được phê duyệt mất một ngày và nhà sản xuất mất thêm một ngày nữa để xử lý. Tổng cộng là chín ngày.
Nhưng thật không may, nhà sản xuất chỉ nhận đơn hàng vào thứ Ba. Vì bạn không thể chắc chắn rằng mình sẽ luôn có đủ lượng hàng tồn kho cần thiết, nên điều quan trọng là phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa và tính thêm sáu ngày cho việc chậm trễ đặt hàng lại.
Trong trường hợp này, tổng thời gian giao hàng cho một đơn hàng thiệp sinh nhật (tính theo ngày) là:
9 + 6 = 15 ngày thời gian giao hàng trung bình
Trở lại công thức nhu cầu thời gian giao hàng, hãy thay tất cả các số: 15 (Thời gian giao hàng) x 2,75 (Doanh số trung bình mỗi ngày) = 41,25 (Nhu cầu thời gian giao hàng)
Tính toán Hàng tồn kho An toàn
Để hoàn thiện công thức điểm đặt hàng lại, chúng ta phải nhập thêm một yếu tố nữa: hàng tồn kho an toàn. Đây là lượng hàng tồn kho dự phòng mà bạn giữ lại trong trường hợp có lượng hàng bán ra lớn hoặc các vấn đề về chuỗi cung ứng.
Nhiều công ty cố gắng dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai và duy trì hàng tồn kho theo những dự đoán đó, nhưng mọi thứ không phải lúc nào cũng phù hợp với dự báo. Một mức hàng tồn kho an toàn hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì hoạt động trong những tình huống này.
Công thức tính hàng tồn kho an toàn là gì?
Công thức tính hàng tồn kho an toàn là: (Lượng sử dụng tối đa hàng ngày x Thời gian chờ tối đa) – (Doanh số trung bình mỗi ngày x Thời gian chờ trung bình)
Đối với ví dụ về thiệp sinh nhật, chúng ta đã tính toán doanh số trung bình mỗi ngày và thời gian chờ trung bình. Với những con số đã lưu trữ, hãy tập trung vào doanh số tối đa hàng ngày và thời gian chờ tối đa.
Mức sử dụng tối đa hàng ngày của tôi là bao nhiêu?
Chúng ta đã tính toán doanh số trung bình hàng ngày – hay mức sử dụng là 2,75. Nhưng giả sử có một vài ngày trong khoảng thời gian tính toán ba tháng mà bạn bán được tới bảy tấm thiệp. Đó chính là mức sử dụng tối đa hàng ngày của bạn.
Thời gian giao hàng tối đa của tôi là bao nhiêu?
Thời gian giao hàng trung bình được tính là 15 ngày. Nhưng nếu có sự cố xảy ra với việc giao hàng thì sao? Năm ngoái, nhà sản xuất thẻ đã bị chậm trễ hai ngày do thiếu giấy, và một trận bão tuyết đã khiến lô hàng bị chậm trễ ba ngày. Tổng thời gian giao hàng tăng thêm năm ngày. Cộng các yếu tố này lại, chúng ta có: 15 (thời gian giao hàng trung bình) + 5 (ngày chậm trễ) = 20 (thời gian giao hàng tối đa)
Công thức tính tồn kho an toàn
Sử dụng biến số từ phần này và phần trước, hãy kết hợp tất cả các công thức ban đầu để tính tồn kho an toàn.
(7 x 20) – (2,75 x 15) = 98,75 tồn kho an toàn.
Ví dụ về công thức điểm đặt hàng lại
Ví dụ về công thức điểm đặt hàng lại
Sau khi tổng hợp tất cả dữ liệu, công ty thiệp chúc mừng giờ đây có thể sử dụng công thức để tính giá trị điểm đặt hàng lại cho thiệp sinh nhật của họ. Công thức điểm đặt hàng lại như sau:
Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu thời gian giao hàng + Hàng tồn kho an toàn
Trong ví dụ của chúng ta, công thức sẽ là:
41,25 + 98,75 = 140
Khi số lượng thiệp sinh nhật của công ty thiệp chúc mừng giảm xuống còn 140 đơn vị, đã đến lúc đặt hàng lại.
Điểm đặt hàng lại và hàng tồn kho an toàn: Sự khác biệt là gì?
Điểm đặt hàng lại và mức hàng tồn kho an toàn tương tự nhau ở chỗ cả hai đều nhằm mục đích hỗ trợ giải quyết tình trạng thiếu hàng. Nhưng có một điểm khác biệt chính.
Điểm đặt hàng lại giúp bạn biết khi nào cần đặt hàng thêm, để bạn không bao giờ chạm đến mức hàng tồn kho an toàn. Trong khi đó, hàng tồn kho an toàn là lựa chọn cuối cùng mà bạn chỉ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Nó đảm bảo rằng hàng tồn kho của bạn không bao giờ xuống đến mức 0.
Một điểm đặt hàng lại chính xác sẽ đảm bảo rằng bạn không bao giờ phải sử dụng đến hàng tồn kho an toàn của mình
Điểm đặt hàng lại lý tưởng là gì?
Mục đích của việc tính toán điểm đặt hàng lại là để đảm bảo bạn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng đơn hàng và không bao giờ phải sử dụng đến hàng tồn kho an toàn. Về bản chất, không có điểm đặt hàng lại lý tưởng nào cả vì công thức cho bạn biết khi nào cần đặt hàng lại cho từng sản phẩm trong kho. Bạn sẽ thấy rằng khi mở rộng quy mô, việc áp dụng công thức này cho toàn bộ dòng sản phẩm là cần thiết để kiểm soát mức tồn kho.
Sử dụng điểm đặt hàng lại trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn
Việc tính toán và quản lý điểm đặt hàng lại có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng nhiều bảng tính để quản lý hàng tồn kho. Đây chính là lúc việc lập kế hoạch và tự động hóa trở nên vô cùng quan trọng.
Có rất nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn thiết lập cảnh báo tồn kho và theo dõi mức tồn kho khi chúng đạt đến điểm đặt hàng lại. Chúng cũng là cách tốt nhất để triển khai điểm đặt hàng lại trong hệ thống quản lý hàng tồn kho mà bạn đang sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, một chút lập kế hoạch và một bảng tính Excel cơ bản cũng có thể đủ cho các doanh nghiệp nhỏ.
Các vấn đề và giải pháp liên quan đến điểm đặt hàng lại
Công thức điểm đặt hàng lại giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề về hàng tồn kho. Tuy nhiên, cũng có một số vấn đề thường gặp liên quan đến chính công thức này. Hãy nhớ rằng mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, và bạn có thể cần điều chỉnh và thêm các điểm dữ liệu khác để tạo ra một công thức phù hợp với mình. Dưới đây là một số vấn đề và giải pháp thường gặp liên quan đến công thức điểm đặt hàng lại.
Công thức điểm đặt hàng lại giả định thời gian giao hàng tĩnh
Thật không may, công thức điểm đặt hàng lại giả định rằng thời gian giao hàng của bạn sẽ luôn ổn định. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả với nhiều doanh nghiệp – ví dụ như một cửa hàng phụ tùng ô tô trực tuyến. Có rất nhiều yếu tố có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn hàng tồn kho, từ thời tiết đến các vấn đề về chuỗi cung ứng.
Việc tính toán những vấn đề này theo cách thủ công rất khó khăn. Nhưng để giải quyết vấn đề thường gặp này, điều quan trọng là bạn phải thường xuyên xem xét và cập nhật lịch trình giao hàng trong hệ thống hàng tồn kho của mình. Đây là cách duy nhất để đảm bảo bạn có điểm đặt hàng lại chính xác.
Việc tính toán điểm đặt hàng lại không liên quan đến sự hài lòng của khách hàng
Điểm đặt hàng lại đến từ nhiều yếu tố về hàng tồn kho và mua hàng – hãy nghĩ đến doanh số trung bình hàng ngày. Tuy nhiên, công thức này không liên quan trực tiếp đến dịch vụ khách hàng và sự hài lòng của khách hàng. Công thức này tập trung hoàn toàn vào vòng quay hàng tồn kho.
Điều này đúng. Tất cả các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho đều được thiết kế để đáp ứng đơn hàng nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, bạn phải nỗ lực hơn nữa với các yếu tố dịch vụ bổ sung để đạt được sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng. Điều này bao gồm việc theo dõi doanh số và gửi khảo sát khách hàng để cải thiện quy trình hoàn tất đơn hàng.
Công thức hàng tồn kho an toàn không đầy đủ sẽ không thể tính đến sự biến động của cung và cầu.
Các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử thường cho rằng tồn kho an toàn đóng vai trò như một vùng đệm cho nhu cầu hoặc thời gian giao hàng. Điều này chắc chắn đúng khi nhu cầu và thời gian giao hàng luôn có thể dự đoán được, nhưng không đúng trong thời điểm khó lường.
Thực tế là các doanh nghiệp khác nhau có những yếu tố khác nhau sẽ tác động đến chuỗi cung ứng của họ – và theo đó, ảnh hưởng đến công thức tồn kho an toàn của họ. Bạn có thể sử dụng công thức phổ biến ở trên, nhưng bạn có thể cần điều chỉnh hoặc bổ sung dữ liệu. Những yếu tố như thời gian đặt hàng lại, yêu cầu về số lượng đặt hàng và lỗi đầu nguồn có thể ảnh hưởng đến tính toán tồn kho an toàn của bạn.
Ngoài công thức điểm đặt hàng lại
Như đã nêu, việc tính toán điểm đặt hàng lại cũng có thể được thực hiện thủ công, nhưng các công cụ tính điểm đặt hàng lại tự động sẽ nhanh hơn và chính xác hơn. Và hãy nhớ rằng phương trình và mỗi phương trình con để tính điểm đặt hàng lại của bạn phải được chạy cho toàn bộ dòng sản phẩm của bạn.
Ngoài ra, bạn phải cập nhật và chạy công thức thường xuyên để đảm bảo độ chính xác – đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ. Bạn nên chọn một chương trình quản lý hàng tồn kho có thể vừa tính toán vừa phân tích dữ liệu bạn nhập vào.
Những chương trình này có thể đi kèm với chi phí bổ sung, nhưng thực tế bạn có thể mất nhiều tiền hơn nếu không đầu tư.
Lời kết
Hy vọng bài viết này sẽ giải quyết cho bạn vấn đề công thức tính điểm đặt hàng lại. SINO là đơn vị cung cấp giải pháp mã vạch và RFID với kinh nghiệm trên 30 năm. Đến với SINO, bạn sẽ được tư vấn với đội ngũ chuyên nghiệp với những giải pháp phù hợp nhất với chi phí và nhu cầu quản lý kho.
Mọi chi tiết xin liên hệ Hotline 028 3848 0585. Ext: 121.
>>>> Tìm hiểu thêm: