Hướng dẫn xuất nhập tồn bằng excel

Quản lý kho hiện nay đã có rất nhiều phần mềm quản lý kho hỗ trợ xuất nhập tồn, dễ dàng sử dụng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp mới, những shop nhỏ vẫn còn dùng Excel để quản lý hàng hóa thì SINO sẽ hướng dẫn xuất nhập tồn bằng Excel cho bạn.

Quản lý kho bằng Excel

Khi ứng dụng trong quản lý kho, Excel cho phép bạn tạo bảng, dùng công thức, lọc dữ liệu, và thậm chí tự động hóa ở mức cơ bản bằng VBA. Dưới đây là cách nó thường được triển khai:

Bạn có thể tạo một file Excel với các sheet khác nhau:

• Danh mục hàng hóa: lưu mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, nhà cung cấp.
• Nhập kho: ghi nhận ngày nhập, mã hàng, số lượng, giá nhập.
• Xuất kho: ghi nhận ngày xuất, mã hàng, số lượng, giá xuất (nếu có).
• Tồn kho: dùng công thức để tính tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập – xuất.

Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Chi phí thấp hoặc gần như miễn phí

• Không cần mua phần mềm chuyên dụng.
• Chỉ cần bộ Microsoft Office (hoặc Google Sheets).

Dễ triển khai và tùy chỉnh

• Bạn có thể thiết kế bảng theo nhu cầu riêng.
• Thay đổi cấu trúc bảng, thêm cột/thông tin bất kỳ mà không bị giới hạn bởi phần mềm cố định.

Thao tác quen thuộc

• Hầu hết nhân viên văn phòng đều biết dùng Excel cơ bản.
• Không tốn nhiều thời gian đào tạo.

4. Hỗ trợ phân tích linh hoạt

• Có thể dùng công thức, Pivot Table, biểu đồ để phân tích số liệu.
• Tự xây dựng báo cáo theo cách mình muốn.

5. Phù hợp cho quy mô nhỏ hoặc mới bắt đầu

• Lý tưởng cho cửa hàng nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hoặc giai đoạn thử nghiệm khi chưa cần đầu tư lớn.

Nhược điểm khi quản lý kho bằng Excel

1. Dễ sai sót do nhập liệu thủ công

• Một con số gõ nhầm có thể làm lệch toàn bộ số liệu tồn kho.
• Khó kiểm soát khi nhiều người cùng chỉnh sửa.

2. Khó mở rộng khi dữ liệu lớn

• File Excel nặng, xử lý chậm khi có hàng nghìn dòng dữ liệu.
• Quản lý nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh sẽ trở nên phức tạp.

3. Thiếu tính tự động hóa cao

• Không cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
• Phải nhập dữ liệu thủ công hoặc copy từ nhiều nguồn.

4. Không có tính năng kiểm soát nâng cao

• Không hỗ trợ quét mã vạch, cảnh báo tự động hay phân quyền chi tiết.
• Khó theo dõi lịch sử chỉnh sửa (ai sửa, sửa lúc nào).

5. Rủi ro bảo mật và mất dữ liệu

• File dễ bị xóa, ghi đè hoặc mất nếu không sao lưu.
• Khó phân quyền người dùng an toàn như phần mềm chuyên nghiệp

Bảng xuất nhập tồn sẽ như thế nào?

Bảng xuất–nhập–tồn trong Excel thường được thiết kế sao cho dễ nhập liệu, dễ theo dõi tồn kho, và dễ tổng hợp báo cáo. Nó thường gồm ba phần chính: danh mục hàng, phiếu nhập/xuất, và bảng tồn kho tổng hợp. Dưới đây là cách một bảng điển hình sẽ trông như thế này, đây là bảng xuất nhập tồn chi tiết, sẽ tùy thuộc vào nhu cầu cuả công ty bạn.

Hướng dẫn xuất nhập tồn bằng Excel

Chuẩn bị file Excel

Tạo một file Excel với 3 sheet cơ bản:

• DanhMuc (danh mục hàng hóa)
• Nhap (phiếu nhập kho)
• Xuat (phiếu xuất kho)
• TonKho (bảng tổng hợp tồn kho)

2. Thiết lập sheet DanhMuc

Bảng danh mục giúp bạn tra cứu thông tin hàng hóa nhanh mà không phải nhập lại nhiều lần.

Cấu trúc:

Mã hàng phải là duy nhất (không trùng lặp).

3. Thiết lập sheet Nhap (Phiếu nhập kho)

Cấu trúc:

3. Thiết lập sheet Nhap (Phiếu nhập kho)

Cấu trúc:

Tên hàng tra tự động bằng VLOOKUP từ sheet DanhMuc.

Thành tiền tính bằng Số lượng × Đơn giá.

4. Thiết lập sheet Xuat (Phiếu xuất kho)

Cấu trúc tương tự sheet Nhap:

5. Tạo sheet TonKho (Bảng xuất – nhập – tồn)

Cấu trúc:

Nhập trong kỳ: tính tổng số lượng nhập theo mã hàng

Hoàn thiện và nâng cấp

• Data Validation: tạo danh sách chọn mã hàng → tránh nhập sai.
• Conditional Formatting: cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu.
• Pivot Table / Chart: tạo báo cáo nhập – xuất – tồn trực quan.
• Google Sheets: dùng online nếu nhiều người cần truy cập chung.

Lời kết

Excel là phần mềm hữu ích hỗ trợ quản lý kho với số lượng nhỏ, dễ kiểm đếm. Nếu như số lượng hàng hóa lớn, kiểm soát chặt chẽ hơn thì việc tìm cho mình phần mềm sử dụng sẽ hợp lý. SINO hiện nay đang cung cấp giải pháp quản lý kho toàn diện INDIGO WMS sẽ giúp bạn nhanh chóng quản lý kho hàng đồng thời cung cấp chính xác số lượng tồn để bạn quản lý kho hàng hiệu quả hơn.