Blog
Mã vạch EAN 8 EAN 13 là gì? Hướng dẫn cách đăng ký mã EAN cho doanh nghiệp
Th3
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc áp dụng các công nghệ và quy chuẩn để quản lý hàng hóa và thông tin là vô cùng cần thiết. Một trong những khái niệm quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững đó là “EAN” – một thuật ngữ sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực thương mại và quản lý chuỗi cung ứng. Vậy EAN là gì? Mã vạch EAN 8 EAN 13 là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
EAN là gì?
EAN, viết tắt của “European Article Number,” là một hệ thống mã số chuẩn hóa được sử dụng để định danh sản phẩm. EAN cung cấp một mã định danh duy nhất cho mỗi mặt hàng, đảm bảo rằng mỗi sản phẩm có thể được nhận diện dễ dàng trong hệ thống bán lẻ, quản lý kho và logistics. Hệ thống EAN đã trở thành tiêu chuẩn toàn cầu trong việc mã hóa các sản phẩm tiêu dùng.
Các loại mã vạch EAN 8 EAN 13
Có hai loại mã vạch EAN phổ biến:
- EAN-13: Là loại mã vạch phổ biến nhất, bao gồm 13 ký tự số. Mã này được dùng rộng rãi trong ngành bán lẻ tại châu Âu và nhiều nơi khác trên thế giới.
- EAN-8: Là loại mã vạch ngắn hơn, với 8 ký tự số, thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước nhỏ hoặc không gian in hạn chế.
Lịch sử và phát triển EAN
Nguồn gốc của EAN bắt đầu từ Hoa Kỳ vào những năm 1970 với hệ thống mã vạch đầu tiên mang tên UPC (Universal Product Code). UPC được phát triển để giúp quản lý hàng hóa tại các cửa hàng bán lẻ. Vào năm 1977, EAN-13 ra đời từ sự phát triển của mã UPC với mục tiêu mở rộng ra thị trường châu Âu và quốc tế. EAN-13, bao gồm 13 ký tự số, cho phép mã hóa thông tin chi tiết về sản phẩm, từ quốc gia sản xuất đến nhà sản xuất và mã sản phẩm cụ thể.
Hiện nay, hệ thống EAN được quản lý bởi GS1 – một tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu có trụ sở tại Brussels, Bỉ. GS1 không chỉ quản lý mã EAN mà còn cung cấp các tiêu chuẩn toàn cầu khác cho việc nhận diện sản phẩm, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và cải thiện quy trình kinh doanh.
Mã EAN thường xuất hiện trên bao bì sản phẩm dưới dạng mã vạch, cho phép các thiết bị quét mã (như máy quét ở các cửa hàng) dễ dàng nhận diện và xử lý thông tin của sản phẩm. Khi quét mã vạch, hệ thống sẽ truy xuất thông tin về sản phẩm như tên sản phẩm, giá cả, nhà sản xuất, và mô tả chi tiết khác.
Cấu trúc mã EAN
Mỗi mã EAN-13 bao gồm 13 ký tự số, được chia thành các phần cụ thể như sau:
- Mã quốc gia (Prefix): Ký tự đầu tiên cho biết quốc gia nơi sản phẩm được đăng ký. Ví dụ, mã quốc gia của Việt Nam là 893.
- Mã nhà sản xuất: Phần này xác định nhà sản xuất cụ thể và được cấp phát bởi tổ chức GS1 tại quốc gia đó. Mã này có thể có từ 3 đến 6 ký tự, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm mà nhà sản xuất đó cung cấp.
- Mã sản phẩm: Đây là phần mã hóa thông tin về sản phẩm cụ thể của nhà sản xuất. Mã sản phẩm thường bao gồm từ 3 đến 7 ký tự số.
- Mã kiểm tra (Check digit): Ký tự cuối cùng của mã EAN-13 là một số nhằm kiểm tra tính chính xác của mã. Đây là một phần quan trọng trong việc xác thực và giảm thiểu lỗi khi quét mã vạch.
Ví dụ về mã EAN
Giả sử bạn có một sản phẩm nước giải khát, mã EAN-13 của nó có thể là: 8931234567890
- Ký tự đầu tiên (89): Là mã quốc gia Việt Nam.
- Ký tự tiếp theo (3 số đầu tiên): Là mã nhà sản xuất cụ thể.
- Ký tự tiếp theo (số còn lại): Là mã sản phẩm.
- Cuối cùng, (0) là mã kiểm tra.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng mã vạch EAN?
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Mã vạch EAN giúp theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác. Qua việc quét mã, nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật số lượng hàng hóa đã nhập hoặc đã bán.
- Tăng tính chính xác: Việc sử dụng mã vạch giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu và quản lý hàng hóa. Nhân viên chỉ cần quét mã thay vì nhập số thủ công.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhờ vào việc làm cho quy trình thanh toán tại cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn, khách hàng sẽ có trải nghiệm mua sắm tốt hơn.
- Mã vạch EAN không chỉ là yêu cầu từ phía các chuỗi bán lẻ mà còn từ các nền tảng thương mại điện tử lớn. Việc sử dụng mã vạch giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn trong việc phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
Hướng dẫn cách đăng ký mã EAN cho doanh nghiệp
Mã EAN là yếu tố quan trọng giúp xác định và quản lý sản phẩm trong toàn bộ quy trình kinh doanh. Để đăng ký mã EAN cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể sau:
Bước 1: Liên hệ với GS1, tìm hiểu về GS1
GS1 là tổ chức toàn cầu quản lý việc cấp phát mã số EAN và cung cấp các tiêu chuẩn liên quan. Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, bạn có thể tìm hiểu về tổ chức này và những dịch vụ mà họ cung cấp. Liên hệ để đăng ký mã số doanh nghiệp
- Truy cập website GS1: Vào website của GS1 tại quốc gia bạn đang hoạt động (ví dụ: GS1 Việt Nam) để tìm hiểu thông tin và hướng dẫn.
- Điền vào mẫu đăng ký: Bạn sẽ cần điền vào mẫu đăng ký trực tuyến hoặc mẫu giấy yêu cầu cấp mã doanh nghiệp. Trong mẫu đăng ký, bạn sẽ cần cung cấp các thông tin như: Tên doanh nghiệp, địa chỉ công ty, lĩnh vực hoạt động, số lượng sản phẩm dự kiến đăng ký mã EAN
- Gửi hồ sơ: Sau khi hoàn tất mẫu đăng ký, bạn cần gửi lại cho GS1 để họ xem xét và cấp mã doanh nghiệp.
Bước 2: Nhận mã doanh nghiệp
Khi GS1 xử lý yêu cầu đăng ký của bạn, họ sẽ cấp cho doanh nghiệp của bạn một mã doanh nghiệp duy nhất. Mã này sẽ làm phần đầu của mã EAN cho tất cả sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối.
Thời gian để nhận được mã doanh nghiệp có thể dao động từ vài ngày đến một tuần, tùy thuộc vào tổ chức GS1 tại từng quốc gia.
Bước 3: Tạo mã sản phẩm
Cách tạo mã sản phẩm
Lấy thông tin sản phẩm: Xác định danh sách các sản phẩm mà bạn sẽ định danh bằng mã EAN, bao gồm tên sản phẩm, mô tả, và các thông tin liên quan khác.
Tạo mã EAN cho từng sản phẩm:
- Sử dụng mã doanh nghiệp mà bạn đã nhận được từ GS1, thêm các ký tự còn lại để tạo ra mã sản phẩm cụ thể. Tổng cộng phải có 13 ký tự trong mã EAN.
- Ví dụ: Nếu mã doanh nghiệp của bạn là 123456, bạn có thể tạo các mã sản phẩm dạng: 12345600123, 12345600124,… cho các sản phẩm khác nhau.
Đảm bảo rằng mã sản phẩm của bạn không trùng lặp và tuân thủ quy tắc tạo mã EAN. Phần cuối cùng của mã (mã kiểm tra) thường được tính tự động dựa trên các chữ số trước đó, bạn có thể tham khảo công cụ tính mã kiểm tra trực tuyến hoặc phần mềm mà GS1 cung cấp.
Bước 4: Tạo mã vạch EAN
Bạn có thể sử dụng phần mềm tạo mã vạch do GS1 cung cấp để tạo mã vạch EAN từ các mã sản phẩm đã tạo. Những phần mềm này thường cho phép bạn tùy chỉnh kích thước, định dạng và chất liệu mã vạch. Nếu bạn không muốn tự thực hiện, GS1 thường cung cấp dịch vụ tạo mã vạch cho bạn, bạn chỉ cần gửi mã sản phẩm tới họ và họ sẽ cung cấp mã vạch tương ứng.
Khi tạo mã vạch, hãy đảm bảo rằng các yếu tố sau được thực hiện đúng:
- Độ rõ ràng: Mã vạch cần rõ nét và dễ quét.
- Kích thước: Đảm bảo mã vạch có kích thước phù hợp với bao bì sản phẩm và tuân thủ các quy định.
- Thông tin đầy đủ: Mã vạch bao gồm mã EAN chính xác và không có lỗi.
Bước 5: In và áp dụng trên bao bì sản phẩm
Sau khi tạo mã vạch, bạn có thể in chúng lên bao bì sản phẩm hoặc nhãn dán. Bạn cần sử dụng máy in chuyên dụng để đảm bảo chất lượng mã vạch in ra là tốt nhất.
- Vị trí in: Đặt mã vạch ở vị trí dễ nhìn thấy và dễ quét trên bao bì sản phẩm.
- Kiểm tra mã vạch trên bao bì: Sau khi in xong, hãy thử quét mã vạch bằng thiết bị quét mã vạch (barcode scanner) để chắc chắn rằng nó hoạt động chính xác và không gặp lỗi.
Lưu ý quan trọng
- Thời hạn sử dụng mã EAN: Mã EAN được cấp bởi GS1 là vô thời hạn và có thể sử dụng cho các sản phẩm của bạn mãi mãi, trừ khi bạn ngừng sản xuất sản phẩm đó.
- Theo dõi việc sử dụng mã: Nếu bạn tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau, hãy theo dõi việc sử dụng mã EAN của từng sản phẩm để tránh trùng lặp trong tương lai.
- Cập nhật thông tin: Nếu có thông tin thay đổi liên quan đến mã doanh nghiệp hoặc sản phẩm, hãy thông báo ngay cho GS1 để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được cập nhật chính xác.
Đó là các bước để đăng ký và sử dụng mã EAN cho doanh nghiệp của bạn. Việc sử dụng hệ thống mã EAN không chỉ giúp quản lý sản phẩm hiệu quả mà còn nâng cao uy tín và tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Kết luận
Mã vạch EAN 8 EAN 13 không chỉ là một công cụ không thể thiếu trong ngành bán lẻ và thương mại mà còn là một yếu tố then chốt quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý kho và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Bằng cách đăng ký mã vạch EAN đúng quy trình và áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể nắm bắt các cơ hội phát triển trên thị trường nội địa và quốc tế.
Tìm hiểu thêm:
Mã QR ra đời từ khi nào? Lịch sử mã QR